Pengertian Myob

.
Beberapa alasan yang menjadi pertimbangan untuk mempertimbangkan software ini sebagai tool yang membantu proses pekerjaan akuntansi ada supaya menjadi lebih cepat dan tepat adlah sebagai berikut :
1. Mudah digunakan
Dengan tampilan menu dan aliran transaksi yang sederhana dan mudah di ingat,MYOB mudah dimengerti oleh orang awam yang tidak mempunyai pengetahuan mendalam tentang komputer dan akuntansi.
2. Tingkat keamanan yang cukup valid untuk setiap pemakai ( user ).
3. Kemampuan eksplorasi semua laporan ke program excel tanpa melalui proses ekspor/impor file yang merepotkan.
4. Dapat diaplikasiakn untuk 105 jenis perusahaan yang telah direkomendasikan.
5. Menampilkan laporan keuangan komparasi ( perbandingan ) serta menampilkan analisis dalam bentuk grafik.
MENGENAL MYOB ACCOUNTING
Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 15 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, labarugi dan sebagainya.
Membuat Data Perusahaan pada MYOB
Langkah – langkah yang harus dilakukan :
Klik tombol start
Pilih all program> MYOB Accounting v15 > MYOB Accounting v15
Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses
• Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
• Create, untuk membuat data perusahaan baru
• Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
• What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi 12 ini
• Exit, untuk mengakhiri program MYOB
Klik tombol create new company file, klik next
Klik company information lalu masukkan data perusahaan. Setelah itu klik next
Lalu masukkan periode akuntansi, dan klik next bila sudah selesai
Klik tombol save. Klik next
Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesai
Mengenal Area Kerja MYOB Accounting v 15
Setelah anda membuat data perusahaan pada MYOB, Anda perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum anda memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting.
Mengakhiri Program MYOB Accounting v 15
Untuk mengakhiri anda ikuti langkah sebagai berikut:
Klik file > Exit
Kotak dialog konfirmasi akan tmapil, klik tombol yes
MYOB akan menampilkan kotak informasi lagi, kemudian tandai option backup all data dan check company file for errors, klik tombol continue
Kotak konfirmasi MYOB accounting ditampilkan, yang memberitahukan bahwa tidak terjadi kesalahan dalam data anda. Klik ok
Kotak dialog backup ditampilkan, ketik nama file absolute pada kotak file name, klik save
Proses backup dilakukan setelah selesai aplikasi MYOB accounting akan langsung tertutup.
CARA PEMBUATAN PERUSAHAAN BARU
Setelah anda membuat file data baru, langkah berikutnya adalah memasukkan data-data dasar dan mengaturnya sehingga sesuai dengan sistem kerja yang ingin diterapkan. Beberapa data dasar utama yang harus disiapkan adalah Daftar Perkiraan (Chart of Accounts), Daftar Pelanggan, Supplier dan Karyawan serta Daftar Item/Barang.
Untuk mempersiapkan data dasar secara baik, anda perlu mengetahui field-field data yang diperlukan untuk setiap jenis data, dan cara termudah untuk mendapatkannya adalah dengan melakukan ekspor data melalui menu File > Export Data > …. , dengan cara ini anda akan mendapatkan struktur data dalam format Text File. Untuk mempermudah penyusunan, buka Text File menggunakan aplikasi spreadsheet, misalnya MS Excel.
Chart of Accounts / Daftar Perkiraan
Tidak seluruh field data tersebut kita butuhkan dalam proses persiapan data dasar, pada data daftar perkiraan (CoA), field/kolom yang anda perlukan, antara lain :
Account Number, Kolom ini merupakan Key Field untuk data daftar perkiraan, berisi no. perkiraan yang terdiri dari 5 (lima) angka, dengan angka pertama menunjukkan kelompok perkiraan yang diwakilinya.
Account Name, Kolom Nama Perkiraan
Cheque Privileges, Untuk perkiraan Kas/Bank berikan huruf C, sehingga perkiraan tersebut akan muncul dalam daftar pilihan perkiraan penerima/ sumber pembayaran
Untuk daftar perkiraan yang menyertakan perkiraan dalam mata uang asing, anda perlu menambahkan minimal kedua field di bawah ini :
Currency Code, menunjukkan kode mata uang.
Exchange Account, menunjukkan perkiraan penyeimbang nilai tukar (akan dijelaskan pada manual implementasi selanjutnya).
Pada data daftar perkiraan di atas field Account Number merupakan Key Field. Field ini harus mempunyai data (Required Field) dan MYOB akan menggunakan data pada kolom ini sebagai pedoman dalam proses impor data. Anda tidak boleh mempunyai data yang sama pada field/kolom ini pada baris data yang berbeda (data pada kolom ini harus unik). Perbaikan pada key field tidak dapat dilakukan melalui proses impor, anda harus melakukannya secara manual pada program MYOB.
Daftar Karyawan
Data berikutnya yang perlu anda siapkan adalah daftar karyawan, minimal daftar wiraniaga/ salesman, yang akan digunakan dalam penyusunan daftar pelanggan, memiliki field (Key Field):
Last Name, Nama Keluarga / Belakang Karyawan.
Bila anda memerlukan filter untuk melakukan pengelompokkan data, sehingga anda bisa melakukan analisa maupun membuat laporan secara lebih rinci, anda dapat menggunakan kolom :
1. Custom List 1 sampai 3, digunakan untuk menampung data yang akan digunakan sebagai filter dalam pembuatan laporan dan analisa. Misalnya : Departemen, Group Penjualan, (Spons, Spring), Wilayah pemasaran, dll.
2. Identifiers, Selain menggunakan custom list, anda dapat menggunakan identifier sebagai filter dalam pelaporan dan analisa
Contohnya bila anda mengisikan AF pada field identifiers seorang karyawan penjualan / salesman, dan A misalnya mewakili produk Elektronik, dan F mewakili area Bandung Utara, maka salesman masuk dalam kelompok Salesman barang elektronik untuk area Bandung Utara. Dalam pembuatan pelaporan anda dapat menggunakan salah satu huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik), atau menggunakan kedua huruf (Mis. Laporan penjualan Barang Elektronik di Bandung Utara), anda dapat menggunakan banyak identifiers pada satu data karyawan (max 26).
Kedua field/kolom dibawah ini bisa ditambahkan :
• First Name, bila anda perlu memisahkan nama depan dan nama keluarga
• Card ID, bila anda menggunakan nomor atau kode karyawan
Last Name dan Card ID pada data karyawan ini adalah conditional field, sehingga untuk dapat melakukan impor, MYOB mewajibkan salah satu field berisi data, atau proses impor akan tidak dapat berjalan.
Daftar Pelanggan
Pada daftar pelanggan anda mempunyai conditonal fields yang sama dengan daftar karyawan, yaitu Co./Last Name dan Card ID, dan biasanya field Co./Last Name yang selalu berisi data. Struktur data yang biasa disiapkan adalah sbb:
• Card ID, Kode Pelanggan, bila diperlukan
• Co./Last Name, Nama perusahaan atau nama perseorangan, sebaiknya berformat Nama, PT. atau Nama, Toko
• Addr 1 – Line 1, Alamat Pelanggan, baris 1
• Addr 1 – Line 2,3,4, Alamat Pelanggan, baris 2,3,4 bila diperlukan
• City, State, Phone #1, Postcode, dll, adalah kelengkapan data lain yang bisa anda tambahkan bila diperlukan.